Consejos para elegir el mejor Sistema de Calidad de Datos

Conseguir la mayor calidad en los datos personales que manejamos de nuestros clientes, puede ser una tarea sencilla si disponemos del Sistema de Calidad de Datos apropiado.

Cada vez es mayor el número de empresas concienciadas de la importancia de disponer de información de calidad sobre sus clientes y, en concreto, en manejar datos de contacto correctos y fiables: el nombre de nuestro cliente, su dirección postal, su teléfono de contacto o su dirección de correo electrónico.

También se hace imprescindible disponer de una “visión única de nuestro cliente” o, lo que es lo mismo, evitar que existan clientes duplicados en nuestra base de datos.

Trabajar con datos fiables y de calidad nos permitirá agilizar  la comunicación con nuestro cliente, mejorar nuestra imagen, optimizar la gestión diaria de esos datos, …en definitiva, aumentar ingresos y reducir costes.

Todo esto se consigue con el uso de Sistemas de Calidad de Datos, pero ¿cómo elegir el sistema apropiado de entre todos los que ofrece el mercado?. A la hora de analizar lo que aporta una herramienta de este tipo es muy aconsejable tener en cuenta, al menos, los siguientes aspectos:

1.   Porcentaje de correcciones efectuadas vs errores cometidos

En ocasiones, los Sistemas de Calidad de Datos incrementan los porcentajes de corrección a costa de resolver casos muy dudosos, lo que eleva el número de errores. El porcentaje de codificación/corrección debe ser alto, pero siempre compatible con un porcentaje mínimo de errores, ofreciéndose siempre el máximo compromiso de calidad-éxito.

Por ello, la herramienta evaluada debe cumplir la máxima de no corregir un dato si no se tiene la certeza absoluta de que la corrección efectuada es válida.

Se aconseja revisar, por ejemplo, si existen datos que han sido corregidos o validados de forma dudosa por existir más de una alternativa posible.

2.   Máximo nivel de actualización

Es fundamental asegurarse de que los datos internos del Sistema de Calidad de Datos evaluado están al día, comprobando si tiene incorporados los cambios más recientes en códigos postales, poblaciones, vías, etc.

En este sentido, se aconseja revisar  si el sistema analizado ha sido capaz de corregir códigos postales o denominaciones de poblaciones y vías que hayan sido modificadas  recientemente por el organismo oficial oportuno.

3.   Tiempos óptimos de ejecución

Es muy importante valorar el tiempo utilizado por el Sistema de Calidad de Datos evaluado para procesar una muestra de nuestra base de datos.

Si el sistema es óptimo en sus tiempos de proceso, nos asegurará que podremos tratar toda nuestra base de datos igualmente en unos tiempos apropiados, que la herramienta es sencilla de manejar y que el sistema dispone internamente de toda la información necesaria para devolver nuestros datos mejorados sin necesidad de tener que introducir complejos datos, normas y reglas a nuestra medida de forma manual.

4.   La especialización, clave del éxito

Para cada empresa, los nombres y direcciones de sus clientes son fundamentales y parte de su mayor activo. Con una empresa especializada en el desarrollo y mantenimiento de Sistemas de Calidad de Datos, obtendremos los máximos niveles de calidad sobre la información tratada.

Además, si adquirimos un sistema de Calidad de Datos a la empresa que lo desarrolló, aseguraremos mayores niveles de soporte para su uso, integración y adaptación a nuestras especificaciones particulares.

5.   Atención al cliente

Otro dato a valorar es el nivel de asistencia técnica aportado por el proveedor del Sistema de Calidad de Datos que vayamos a adquirir y tener la certeza de que se atenderán nuestras necesidades de forma rápida, manteniendo una vía de comunicación directa.

También es muy importante confirmar la existencia de un mantenimiento periódico del Sistema, sobre todo en lo relativo a la actualización de los datos internos que lo conforman (ficheros de poblaciones, vías, códigos postales,…).

6.   Legalidad de los datos internos

Se debe confirmar la legalidad de los datos incluidos en el Sistema de Calidad de Datos evaluado, sobre todo en los aspectos relativos al cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Si seguimos esta serie de recomendaciones a la hora de adquirir nuestro Sistema de Calidad de Datos, seguro que logramos nuestro fin: disponer de datos fiables y correctos y ahorrar costes.

-Sergio Rodrigo-

Ingeniero Informático por la Universidad Politécnica de Madrid

Socio fundador de DEYDE Calidad de Datos